Vai mazāk sanāksmju var mainīt klusu izstāšanos? Pētījums saka "jā"

Pieprasījums pēc “nulles sanāksmēm” ir kļuvis par kaulēšanās punktu darbiniekiem, kuri apsver darba maiņu, norāda kāds jauns pētījums no programmatūras firmas Otter.ai un Ziemeļkarolīnas Universitātes Šarlotē. Dalībnieki ziņoja, ka viņu kalendāros ir pārāk daudz sanāksmju, kas liek viņiem justies “kaitinošiem” un “sarūgtinātiem”.

Citās ziņās… ūdens ir slapjš.

Iekšējās sanāksmes ir bijusi sāpīga joma jau vairāk nekā desmit gadus, taču darbinieku izmantotajai ietekmei masveida atkāpšanās laikā vajadzētu motivēt vadītājus pārskatīt šo savas organizācijas aspektu. Kā darba vietas eksperts ar vairākām grāmatām un a TED runāt vienkāršojot, “nulles tikšanās” ir bijis mans mītošais sauciens gadiem ilgi.

REKLĀMAS

Caur izpētes procesu Kāpēc vienkārši uzvarEs atklāju, ka darba vietas sarežģītības cēlonis ir divi avoti: pati organizācija un atsevišķi darbinieki. Organizatoriskā sarežģītība ir saistīta ar nozares noteikumiem, kā arī cilvēku, darbību, lēmumu un datu punktu skaitu, kas nepieciešams, lai jūsu uzņēmumā paveiktu kaut ko nozīmīgu. Piemēram, apstiprinājumu skaits jūsu darbā pieņemšanas procesā vai atbilstības prasības patērētāju datu pārvaldībai Apvienotajā Karalistē vai Dienvidkorejā.

No otras puses, individuālā sarežģītība attiecas uz birokrātiju, ko rada viena persona vai viena organizācija. Reālās pasaules gadījums ir viceprezidents, kurš ik nedēļu rīko piecas stundas ilgu sapulci, vai biznesa vienība, kurai ir īpaša prasme PowerPoints, kas satur vairāk nekā 200 slaidus.

Jūsu uzņēmumā sanāksmes ietekmē organizācijas kultūra, kā arī personas, kas tās vada un apmeklē. Lai izskaustu sarežģītību sapulcēs, kuras vadāt vai apmeklējat, atbildiet uz šiem sešiem apgalvojumiem ar “Konsekventi”, “Dažreiz”, “Reti” vai “Nekad”.

REKLĀMAS

1. Es katru nedēļu pavadu 20% vai mazāk sava laika neproduktīvās sanāksmēs/zvanos.

2. Es strādāju/mudinu savu komandu darboties, paturot prātā vienkāršošanu.

3. Manas vadītās sanāksmes sākas un beidzas laikā.

4. Sapulcēm manā organizācijā ir skaidrs mērķis un darba kārtība.

5. Uz sanāksmēm, kurās es apmeklēju, tiek aicināti tikai būtiski cilvēki.

6. Es jūtos ērti, atsakoties no ielūgumiem uz sapulci vai deleģējot apmeklēt kādu citu.

REKLĀMAS

Aprēķiniet kopējo summu, katrai atbildei izmantojot šādu rādītāju karti:

· Konsekventi = 0

· Dažreiz = 1 punkts

· Reti = 2 punkti

· Nekad = 3 punkti

Ja jūs saskaitītu 1 līdz 4 punktiem, meklējiet iespējas vienkāršot sanāksmes savā organizācijā. Šobrīd šis jūsu ikdienas aspekts ir funkcionāls, taču vismaz viena atbilde “Nekad” vai “Reti” rada sarežģītību. Pārbaudiet šo apgabalu un labojiet kursu tūlīt, lai izvairītos no piesārņojuma citos uzņēmējdarbības aspektos.

REKLĀMAS

Ja jūsu kopsumma ir 5 līdz 9 punktiem, sanāksmēm jūsu organizācijā parādās sarežģītības simptomi, un, ja tās netiks pārbaudītas, tās, iespējams, izplatīsies uz citiem darbības aspektiem. Apsveriet iespēju nekavējoties veikt sapulces auditu, lai noteiktu, kuras sanāksmes ir vērtīgas un kuras jāiemet uguns ezerā.

Ja guvāt 10 līdz 14 punktiem, sanāksmes ir galvenais sarežģītības avots. Visticamāk, problēma attiecas ne tikai uz jūsu organizāciju, bet arī uz visu uzņēmumu. Tā kā sarežģītība ietekmē visu, sākot no statusa sanāksmēm un prāta vētras sesijām līdz plānošanai un lēmumu pieņemšanai, jūsu uzņēmums, iespējams, ir iestrēdzis pirmajā pārnesumā vairākās frontēs.

Visbeidzot, ja jūs aprēķinājāt summu 15 vai vairāk, sanāksmes ir sasniegušas bīstamu sarežģītības līmeni. Lai gan uzņēmuma resursi tiek izšķiesti satraucošā tempā, darbinieki ir pieņēmuši status quo. Cilvēki ir samierinājušies ar klusas atmešanas mentalitāti vai arī aktīvi cenšas sabotēt pārmaiņu aģentus. Jebkurā gadījumā jūsu sapulču stāvoklis prasa tūlītēju uzmanību.

REKLĀMAS

Tagad kopīgojiet sešus apgalvojumus un diagnozi ar savām komandām un lūdziet tām ģenerēt iespējamos iemeslus, kāpēc sarežģītības dēļ sanāksmes ir nolaupītas, un piedāvājiet idejas vienkāršošanai. Ieplānojiet sesiju, lai apspriestu gan iemeslus, gan risinājumus, kurus vajadzētu iemūžināt uz tāfeles.

Pēc tam, kad esat apspriedis risinājumu iespējamību, balsojiet par to, kurus trīs ieviest nekavējoties, un dariet to. Risinājumu piemēri varētu ietvert “sapulču ierobežošanu līdz astoņiem vai mazāk dalībniekiem” vai “katrā uzaicinājumā uz sapulci ir jāiekļauj darba kārtība” un “apņemas nodrošināt piektdienas bez sanāksmēm”. Lai nepieļautu atgriešanos pie ierastās uzņēmējdarbības, apsveriet iespēju izveidot tikšanās mantru ar šīm cerībām un kopīgojiet to visā uzņēmumā.

Ja jums ir jāapstiprina šī jaunā pieeja lielākam biznesam, iekļaujiet atgādinājumu, ka sanāksmes ir dārgas. Nevajadzīgu sanāksmju skaita samazināšana vai atcelšana ne tikai uzlabos darbinieku morāli un veicinās saglabāšanu, bet arī palīdz organizācijām krasi samazināt izmaksas. Uzņēmumiem ar 100 darbiniekiem ietaupījumi ir aptuveni USD 2.5 miljoni gadā, savukārt uzņēmumiem ar 5000 miljoniem šis skaitlis palielinās līdz vairāk nekā USD 100 miljoniem.

REKLĀMAS

Pārbaudot, kā jūsu organizācijā tiek rīkotas sanāksmes, un likvidējot tos, kas ir nokalpojuši savu lietderību, var palīdzēt saglabāt darbiniekus un virzīt uzņēmumu uz augstāku produktivitāti. Mudiniet savu komandu atteikties no jebkuras sanāksmes bez skaidra mērķa, lēmumu pieņēmēja vai darba kārtības un atalgojiet darbiniekus, kuri pastāvīgi demonstrē drosmi šajā jomā. Turpiniet apšaubīt jaunas sapulces un racionalizēt pašreizējās sanāksmes, un jūs redzēsit pāreju no klusas pamešanas uz gudrāku, vienkāršāku darba veidu.