Tēriņu pārvaldība vs. ERP iepirkums

GEP un Ziemeļkarolīnas štata universitātes (NCSU) Supply Chain Resource Cooperative aptaujāja piegādes ķēdes, iepirkumu un IT speciālistus dažādās nozarēs, lai gūtu ieskatu viņu prioritātēs un stratēģijās attiecībā uz piegādes ķēdes noturību un optimizāciju. Aptaujas rezultāti liecina par virkni neatbilstību, kur nepilnības procesā, tehnoloģijā un informācijas plūsmā var kavēt produktivitāti un optimizāciju. No aptaujātajiem profesionāļiem 59% uzskatīja, ka plaisa starp iepirkumu/iegūšanu un piegādes ķēdi ir galvenais šķērslis un visaktuālākā problēma.

Taču patiesi integrētas piegādes ķēdes vīzija ir izrādījusies grūti īstenojama. Vairāku uzņēmumu piegādes ķēdes tīkli (MSCN) ir galvenā tehnoloģija uzlabotai sadarbībai paplašinātā piegādes ķēdē. MSCN ir sadarbības risinājums piegādes ķēdes procesiem, kas izveidots uz publiska mākoņa — arhitektūra daudzi pret daudziem —, kas atbalsta tirdzniecības partneru kopienu un trešo pušu datu plūsmas. MSCN risinājumi nodrošina piegādes ķēdes redzamību, uz tīklu balstītas lietojumprogrammas un tīkla analīzi paplašinātā piegādes ķēdē.

Tīkliem ir īpašas priekšrocības attiecībā uz piegādātāju iesaistīšanu, saziņu, partneru pārvaldību un spēju nodrošināt unikālu analīzi. Bieži vien, jo lielāks nozares dalībnieku skaits tīklā, jo labāks risinājums.

Tēriņu pārvaldības risinājumi Izmantojiet tīklu

MSCN tirgus sastāv no dažāda veida risinājumiem. Viens no risinājumu veidiem ir biznesa izdevumu pārvaldība. Galvenie izdevumu pārvaldības piegādātāji ir GEP, Coupa un Jaggaer.

Pēc ARC definīcijas, ja uzņēmuma izdevumu pārvaldības risinājums tiek izmantots tiešajam iepirkumam, tas ir MSCN. Netiešie materiāli netiek uzskatīti par būtiskiem piegādes ķēdes pārvaldībai. Iepirkumā problēmas, kas saistītas ar tiešajiem materiāliem, ir svarīgākas un grūtākas nekā sarežģījumi, kas saistīti ar netiešajiem materiāliem. Tiešais materiāls ir izejmateriāls, sastāvdaļa vai mezgls, ko tieši izmanto ražošanas procesā.

Iepirkuma lietojumprogrammas, kas atrodas ERP un biznesa izdevumu pārvaldības risinājumos, veic ļoti līdzīgas darbības. Piemēram, viens no galvenajiem lēmumiem, kas ražotājam ir jāpieņem, ir tas, vai viņam jāturpina pirkt preces no kāda no saviem piegādātājiem. Gan uz ERP balstītiem iepirkumu, gan izdevumu pārvaldības risinājumiem ir piegādātāju pamatdati. Šie dati ietvertu tādas lietas kā uzņēmuma nosaukums, galvenās mītnes adrese, rūpnīcu atrašanās vieta, vai uzņēmums pieder mazākumam, vai uzņēmums ir finansiāli stabils un vai ir likumīgi tirgoties ar uzņēmumu.

Vienkāršākajā līmenī pircējs var jautāt piegādātājam, vai viņa rīcībā esošā informācija joprojām ir atjaunināta. Piemēram, vai jūs joprojām esat mazākuma uzņēmums? Ja informācija nav atjaunināta, pircējs var nolemt neveikt darījumus ar piegādātāju, kamēr dati nav atjaunināti un pārbaudīti.

Iepirkumu risinājumi bieži tiek papildināti ar informāciju par pirkumu. Piemēram, Dun & Bradstreet (D&B) publicē pārskatus par uzņēmumu kredītspēju. Līdzīgi Dekarts piedāvā risinājumu, ko sauc par Denied Party Screening. Atteiktā ballīšu pārbaude nodrošina to uzņēmumu sarakstu, ar kuriem ir nelikumīgi veikt darījumus.

Abi iepirkuma risinājumi no ERP uzņēmumiem, piemēram, OracleORCL
vai Infor jeb biznesa izdevumu pārvaldības risinājumi var palīdzēt uzņēmumiem īstenot šos piegādes piegādātāju lēmumus. Šie risinājumi ļauj uzņēmumiem importēt reāllaika trešo pušu informācijas plūsmas no organizācijām, kuras pārrauga tādas lietas kā, piemēram, vai piegādātājs pieder mazākumtautībai, vai tas nodarbina bērnus vai viņu rūpnīcās ir nedroši darba apstākļi. Daļa informācijas, piemēram, laikapstākļi, kas pieder uzņēmumam, kas pieder mazākumam, tiek atjaunināta reizi gadā. Taču daudz informācijas par piegādātājiem ir jāatjaunina vairākas reizes gadā.

Ko darīt, ja uzņēmumam nevajadzētu veikt darījumus ar problemātiskiem piegādātājiem? Šo piegādātāju var aizturēt. Ir vairāki aizturēšanas veidi, taču programmā Oracle iestatījums “Aizturēt visus jaunos iepirkuma dokumentus” aptur iespēju izlaist jaunus pirkuma pasūtījumus konkrētai piegādātāja vietnei. Tāpat tēriņu pārvaldības risinājumiem pirkuma pasūtījumu var apturēt, ja informācija nav aktuāla. Oracle, Coupa un citi piedāvā pielāgotas anketas, kas ļauj apkopot uzticamības pārbaudes informāciju, izmantojot piegādātāju aptauju. Pēc tam šī informācija var automātiski ieplūst piegādātāja kapteinim.

Tādējādi attiecībā uz piegādātāju datu atjaunināšanu un pēc tam lēmuma nestrādāšanu ar piegādātāju izpildi, funkcionalitāte ir līdzīga. Kas ir lielais darījums tīklā?

PO ir tēriņu pārvaldības risinājumu atbalsta punkts

Izmantojot tēriņu pārvaldības risinājumus, pirkuma pasūtījums novirza maksājumu tēriņu pārvaldības pārdevējam. Kamēr PO tiek iniciēts ERP sistēmā, šie PO tiek novirzīti caur tēriņu pārvaldības platformu. Kad tēriņu pārvaldība nosūta PO piegādātājam, tas sāk nelielu maksājuma darījumu tēriņu pārvaldības programmatūras nodrošinātājam. Ja tēriņu pārvaldības pārdevējs vēlas saņemt samaksu, rēķinā labāk ir norādīt precīzus piegādātāja datus. Tādējādi tēriņu pārvaldības pārdevēji tiek stimulēti, lai palīdzētu nodrošināt savu klientu kritisko piegādātāju datu precizitāti.

Alekss Džons, GEP produktu mārketinga direktors, apgalvo, ka pirkšanas pasūtījuma (PO) funkciju nevajadzētu veikt ārpus vienotas platformas: “Pircējs var nosūtīt PO piegādātājam, taču nevar dalīties ar atjaunināto informāciju. pasūtījuma statuss, mainīt pasūtījuma darbības un loģistikas un maksājumu informāciju pārvaldītā, vadītā procesā starp daudzuzņēmumu pusēm, nevienam no tiem nebūs loga uz notiekošo. Tas gandrīz noteikti izraisīs ilgu pasūtījumu izpildes cikla laiku, nespēju izpildīt ražošanas plānu, krājumu trūkumu vai piegādes traucējumus, ko izraisīs kavēšanās, un/vai lielus krājumu drošības krājumus un izmaksas sliktas piegādes pasūtījumu pārvaldības dēļ. Traucējošā vidē šīs problēmas vēl vairāk pastiprinās, ietekmējot noturību.

Piegādātāja uzticamības pārbaude

Kad pircēji strādā ar tiešajiem materiālu piegādātājiem, viņi cenšas veikt pienācīgu rūpību. Viņi izveido priekšlikuma pieprasījumu (RFP) un pieprasa visa veida informāciju: vai jūsu uzņēmumam pieder mazākums? Kāds ir oglekļa pēdas nospiedums, kas saistīts ar jūsu piegādātajiem produktiem? Vai esat finansiāli maksātspējīgs? Un tiek uzdoti arī daudzi, daudzi citi jautājumi. Katrs pircējs lūgs dažādu informāciju, taču daudz ko pircēji vēlas uzzināt, ir viens un tas pats. Viens no biznesa šķēršļiem ir laiks un pūles, kas tiek veltītas RFP aizpildīšanai.

Bet ar tīklu balstītu risinājumu, ja potenciālais pircējs ir tīklā, potenciālais klients var piekļūt daudzām lietām, ko viņi vēlas uzzināt. Piegādātāja pūles, kas jāpatērē, veidojot RFP, ir ievērojami atvieglotas. Jo lielāks tīkls, jo lielāka iespēja, ka potenciālais pircējs būs tīklā ar piegādātāju.

GEP tīklam ir 5 miljoni aktīvo piegādātāju, un tas katru gadu veic vairāk nekā 10 miljonus darījumu un tērē 300 miljardus USD. GEP lēš, ka aptuveni 35 procenti no izdevumiem ir tieši.

Tad ir Jaggaer. Jaggaer tīklā ir 1800 pircēju klientu, kurus apkalpo 5 miljoni piegādātāju. Ikgadējie tēriņi ir 550 miljardi USD, no kuriem aptuveni 30 procenti ir tiešie izdevumi.

Coupa tīklā ir 8 miljoni piegādātāju, vairāk nekā 2500 klientu. Tas veido 3.6 triljonus USD pārvaldītos izdevumus. Šo izdevumu summa, kas ir tiešie materiāli, nav publiskota.

PO ir galvenais tēriņu pārvaldības risinājumu atbalsta punkts

Izmantojot tēriņu pārvaldības risinājumus, pirkuma pasūtījums novirza maksājumu tēriņu pārvaldības pārdevējam. Kamēr PO tiek iniciēts ERP sistēmā, šie PO tiek novirzīti caur tēriņu pārvaldības platformu. Kad tēriņu pārvaldība nosūta PO piegādātājam, tas sāk nelielu maksājuma darījumu tēriņu pārvaldības programmatūras nodrošinātājam. Ja tēriņu pārvaldības pārdevējs vēlas saņemt samaksu, rēķinā labāk ir norādīt precīzus piegādātāja datus. Tādējādi tēriņu pārvaldības pārdevēji tiek stimulēti, lai palīdzētu nodrošināt savu klientu kritisko piegādātāju datu precizitāti.

Alekss Džons, GEP produktu mārketinga direktors, apgalvo ka pirkšanas pasūtījuma (PO) funkciju nevajadzētu veikt ārpus vienotas platformas: “Pircējs var nosūtīt PO piegādātājam, bet nevar dalīties ar atjauninātā pasūtījuma statusa redzamību, mainīt pasūtījuma darbības un loģistikas un maksājumu informāciju pārvaldīts, vadīts process starp daudzuzņēmumu pusēm, un nevienam no tiem nebūs loga uz notiekošo. Tas gandrīz noteikti izraisīs ilgu pasūtījumu izpildes cikla laiku, nespēju izpildīt ražošanas plānu, krājumu trūkumu vai piegādes traucējumus, ko izraisīs kavēšanās, un/vai lielus krājumu drošības krājumus un izmaksas sliktas piegādes pasūtījumu pārvaldības dēļ. Traucējošā vidē šīs problēmas vēl vairāk pastiprinās, ietekmējot noturību.

Tīkli un avoti

Ja uzņēmumi vēlas sadarboties ar jauniem piegādātājiem, tīkla risinājumi var palīdzēt identificēt iespējamos pārdošanas blakus uzņēmumus, ar kuriem sadarboties. Šo spēju atrast potenciālos jaunus piegādes partnerus tīklā novērtē gan pirkšanas, gan pārdošanas puses dalībnieki.

Taču tīklā ir daudz vieglāk atrast netiešos piegādātājus nekā tiešos piegādātājus. Biroja uzkopšanas pakalpojumi ir kategorija, piemēram, ar daudziem dalībniekiem. Turpretim daļa, ko izmanto ražošanas procesā, var būt izgatavota pēc pasūtījuma šim ražotājam. Iegūšanas vienaudžu grupas izveide nav tik vienkārša, kā meklēt katalogā.

Bieži vien būs nepieciešama arī loģika, kas sadala materiālu sarakstu un pēc tam aptver tehniskās specifikācijas, kuras var izmantot, lai tīklā meklētu piegādātājus. Ne visiem izdevumu pārvaldības risinājumu nodrošinātājiem ir šī funkcionalitāte. Bet Džims Bureau, Jaggaer izpilddirektors, saka, ka viņi to dara. Piegāde ir vēl sarežģītāka apstrādes nozarēs, kur uzņēmumi izmanto receptes, nevis materiālu rēķinus. "Mēs strādājam farmācijas un ķīmiskajā rūpniecībā," skaidroja Biroja kungs. “Ja šajās nozarēs ražojat jaunus produktus, jums ir jāspēj meklēt materiālu pēc to ķīmisko savienojumu struktūras. Tas ļauj ķīmiķiem molekulārā līmenī pateikt, ko viņi cenšas iegūt.

Tīkli un salīdzinošā novērtēšana

Uzņēmumi cenšas salīdzināt savu sniegumu ar vienaudžiem. Biznesa izdevumu pārvaldības tīkls ģenerē milzīgus datu apjomus. Šos datus var izmantot, lai palīdzētu iepirkumu nodaļām veikt darbības salīdzinošo novērtēšanu. Ja tīkls ir izveidots ar atbilstošām īrnieku atļaujām izmantot viņu konfidenciālos datus noteiktiem mērķiem, kas neietekmē patentētos datus. Coupa iepirkumu speciālisti ir devuši Coupa atļauju apkopot un anonimizēt savus datus analīzei. Coupa šo kopienu sauc par inteliģenci. Coupa klienti var iegūt etalonuzdevumu datus, taču viņi zina, ka dati, kas saistīti ar to, ko viņi iegādājās, tostarp par samaksātā cenu un piegādātājiem, ar kuriem viņi strādā, netiks kopīgoti ar citiem.

Piemēram, Coupa ir metrika, ko sauc par “Riska pārvaldības novērtējuma pabeigšanas koeficientu”, kas norāda uzņēmuma piegādātāju aizpildīto riska anketu procentuālo daļu. Labākajās iepirkumu organizācijās šīs anketas aizpilda 86.2% piegādātāju. Lai etalonuzdevumu rādītāji būtu derīgi, tiem ir jābūt balstītiem uz lielu izlasi. Tā kā tīklā ir 2500 pirkšanas organizācijas, šie rādītāji ir nepārprotami statistiski nozīmīgi.

Coupa ir produkts ar nosaukumu Risk Aware, kas izmanto kopienas informāciju, lai palīdzētu novērtēt risku, kas saistīts ar darbu ar klientu. Risinājums ir balstīts uz trešās puses datiem par risku — kredītreitingiem, juridiskajiem dokumentiem, valdības datiem utt. Taču šie dati tiek apvienoti ar kopienas darījumu datiem, lai ģenerētu riska rādītāju.

Piegādes ķēdes finansēšana

Šķiet, ka gaidāma lejupslīde. Lejupslīdes laikā uzņēmumi cenšas aizsargāt savu naudas plūsmu, maksājot piegādātājiem lēnāk. Tas var būt neproduktīvi. Tas var izstumt mazāku piegādātāju no uzņēmējdarbības. Uzņēmējdarbības izdevumu pārvaldības pārdevēji var izmantot tīkla datus, lai palīdzētu nodrošināt labākas finansēšanas iespējas piegādātājiem.

Ja piegādātāja riska rādītāji palielinās (ko daļēji nosaka kopienas informācija) un viņš ir svarīgs piegādātājs, pircējs var piekrist nekavējoties samaksāt uzņēmumam, ja viņam ir atlaide. Maziem uzņēmumiem naudas plūsma bieži ir svarīgāka par peļņu.

Piegādes ķēdes finansēšanas programmas jau vēsturiski ir piedāvājušas finanšu institūcijas, taču bieži vien tikai augstākā līmeņa piegādātājiem, nevis mazajiem un vidējiem uzņēmumiem, kuriem tās ir visvairāk vajadzīgas. Tomēr publiskajām mākoņu platformām ir redzamība pirkšanas darījumiem starp pircējiem un piegādātājiem. Platformu var izmantot, lai parādītu bankai, ka piegādātājam ir rēķins un tādējādi tas galu galā tiks apmaksāts. Pēc tam banka var piedāvāt faktoringa darījumu. Faktoringā uzņēmums pārdod savus debitoru parādus (ti, rēķinus) trešajai pusei – bieži vien bankai – ar atlaidi. Darījumu dati tīklā var paātrināt šos faktoru darījumus, vienlaikus nodrošinot bankām lielāku pārliecību, kas var samazināt piegādātājam maksājamo atlaidi.

Final Domas

Galu galā, kad uzņēmumi izlemj starp tradicionālo ERP iepirkumu risinājumu un biznesa izdevumu pārvaldības risinājumu, galvenie apsvērumi ir funkcionalitātes dziļums, veids, kā risinājums ir integrēts ar pārējām viņu biznesa lietojumprogrammām, un risinājuma izmaksas. Tomēr tīkla risinājumiem ir dažas atšķirīgas priekšrocības.