Haoss mājā: darba vietas sarežģītības pārvaldīšana

Jo iepriekšējais raksts, es runāju par to, kā darba vietas sarežģītība un darba pārslodze darbojas kā pretestības vilnis, kas spiež pret visiem līderu centieniem virzīt organizāciju uz priekšu. Un paskaidroja, kā laika gaitā tas var pāraugt cunami, kas pārņem un noslīcina darbaspēku.

Kad tas notiek, sniegums pasliktinās, jo vadītāji kļūst neapmierinātāki un dezorientētāki. Satraucošāks ir tas, kā pasliktinās darbaspēka morāle un darbinieki sāk domāt par savām iespējām, piemēram, lēkt ar kuģi. Labākajā gadījumā ir grūti labot šo situāciju, un daudzos gadījumos tas ir pilnīgi neiespējami bez jaunas vadības.

Ir veikts liels zinātnisks darbs par darba vietu un tās ietekmi uz darbaspēku. Šeit ir daži punkti, kurus jūs atradīsit atkal un atkal:

• Darba vietas sarežģītība un darba pārslodze pieaug, un tie tieši ietekmē organizācijas darbību.
• Laika gaitā haotiska darba vieta ne tikai pasliktinās organizācijas darbību, bet arī noniecinās organizācijas kultūru.

Nelaiķis Pīters Drukers, ko pasludināja par gadsimta vadības guru New York Times, mums vairākkārt atgādināja: "Haoss ir iespēja, nevis drauds." Šo pārliecību viņš minēja savas piecdesmit gadu ilgās vadības konsultanta karjeras laikā. Viņš uzskatīja, ka haosa pārvēršana par iespēju ir lieliska līdera pazīme.

Viņš atkal un atkal pierādīja, ka tas tā ir. Bet vai lietas mainās? Vai pašreizējā paradigmas maiņa atšķiras? Tā kā tehnoloģiju izplatība turpina padarīt darba vietu par arvien sarežģītāku vidi lietu veikšanai, vai ir iespējams haosu pārvērst par iespēju.

Zināmā mērā visi uzņēmumi piedzīvo zināmu haosa līmeni, taču tas parasti ir pārvaldāms. Es uzdrošinos apgalvot, ka vadīšana haotiskā vidē mūsdienās ir izplatītāka nekā jebkad agrāk. Līderus visvairāk satrauc tas, ka tas apgrūtina cilvēka garu. Cīņa ar haosu darbavietā mūsdienās ir daudz sarežģītāka, nekā tas kādreiz bija daudz vairāk vajadzīgs. Es uzskatu, ka Drukeram ir taisnība. Lieliski līderi pacelsies pāri cīņai, pārvēršot haosu par iespēju iegūt konkurences priekšrocības. Uz ko var paļauties!

Kad darba vieta kļūst haotiska, parasti tiek ietekmēti daudzi faktori, un neviens no tiem nav vairāk ietekmējams kā milzīgais darbplūsmas apjoms. Darba pārslodze ir tiešs darba plūsmas pārpilnības rezultāts. Kad darbplūsmas apjoms pārsniedz cilvēka spējas tikt galā, iestājas haoss.

Liels pētījums, kas pastiprina to, kā darbplūsmas apjoms vien var izraisīt haosu darba vietā, tika publicēts Organizatoriskās uzvedības žurnāls 2020. gadā. Nosaukums “dinamiski plūsmas modeļi darba vietā,” tā secināja sekojošo:

1. Plūsma darba vietā atspoguļo augstu individuālo (kas attiecas uz sevi) mainīgo lielumu, kas 75 procentos pētīto gadījumu raksturoti kā haotiski.
2. Augsts plūsmas līmenis ir saistīts ar haosu.
3. Dažādi plūsmas pieredzes līmeņi, kas tiek uzskatīti par darbību, apziņas, vecuma un darba veida saplūšanu, ir saistīti ar dažādu, bieži vien nevēlamu modeļu (piemēram, haotisku, nejaušu) parādīšanos.

Šis pētījums, tāpat kā daudzi citi par darba vietas un darbaspēka dinamiku, nerada šaubas, ka ar darbplūsmas apjomu vien pietiek, lai darba vietu pārvērstu haosā. Tas liek vadītājiem justies satriektiem, cenšoties sekot līdzi. Pētījums arī parādīja, ka, jo ilgāk darba vietā turpinās haoss, jo vairāk pasliktinās sniegums.

Kāds veselības aprūpes klienta vecākais vadītājs, kuram bija lielas grūtības kontrolēt organizācijas darbības virzienu, iespējams, vislabāk to teica, kad viņš paziņoja: "Mums mājā ir haoss!" Tas ir beigu sākums daudziem līderiem, kā tas notika ar šo vadītāju. Lai atgūtu kontroli pār haotisku darba vietu, organizācijai parasti ir jānomaina pašreizējā vadība.

Pārrunājot to, kā tehnoloģiju izplatība veicina haosu darba vietā, ar nelaiķi Pītu Bredšovu, Organizational Consultants Inc. prezidentu, Ziemeļkarolīnas Universitātes Organizāciju vadības skolas profesoru un mūsu firmas palīgu konsultantu, viņš dalījās: Mūsdienu haotiskās darba vietas galvenais iemesls ir darba pārslodze. Vadītāji izmanto tehnoloģiju kā ieroci, lai samazinātu darbinieku skaitu, kas lielā mērā ir atbildīgs par darba slodzes pieaugumu. Laika gaitā darbinieki kļūst mazāk uzmanīgi, mazāk iesaistīti un mazāk produktīvi, kā rezultātā pasliktinās organizācijas darbība.

Arī es esmu bijis liecinieks vadītājiem, kuri izmanto tehnoloģiju, lai attaisnotu līgumu noslēgšanu ar resursiem, domājot, ka tas vien ļaus organizācijai paveikt vairāk ar mazāku summu. Periodiski novērtēt cilvēkkapitāla atdevi un veikt attiecīgus pielāgojumus ir labi un nepieciešami. Tomēr, kad vadītāji samazina darbaspēku, vienkārši saprot, ka atlikušo darbinieku darba slodze proporcionāli palielinās.

Attieksme “izdarīt vairāk ar mazāk” ir organizācijas dzīves fakts. Bet neesiet akls pret to, ka pastāv robeža, pēc kuras organizācija pilnībā pārtrauc darboties, un neatkarīgi no tā, cik daudz tehnoloģiju tiek uzkrāta, lai situāciju glābtu, tas tikai pasliktina situāciju!

Tā kā tehnoloģiju izplatības radītais pretestības vilnis turpina apēst organizācijas dzīves smadzenes, vadītājiem ir jāatrod risinājumi, kas vienkāršo, nevis sarežģī darba vietas un darbaspēka dinamiku. Tas nozīmē mainīt to, kā vadītāji domā un strādā – tas nekad nav viegli izdarāms!