Pelēks ir krāsa, no kuras vēlaties izvairīties

Projektu vadībā mugura un baltā krāsa ir tavi draugi – tumši pelēkā tā nav. Kā projektu vadītājs jūs vēlaties strādāt ar skaidru un pārbaudītu informāciju, nevis pieņēmumiem. Kad tiek izdarīti pieņēmumi un tie netiek apstiprināti, tiek pieļautas kļūdas, laika grafiki tiek aizkavēti un projekti neizdodas.

Pieņēmumi ir bīstami, un tāpat kā visas bīstamās lietas — piemēram, bumbas vai zemeņu kūka —, pieļaujot pat vismazāko kļūdu, varat nonākt šausmīgās nepatikšanās. Izdarīt pieņēmumus vienkārši nozīmē ticēt, ka lietas notiek noteiktā veidā, un ir maz vai nav pierādījumu, kas liecina, ka jums ir taisnība, un jūs uzreiz varat redzēt, kā tas var izraisīt briesmīgas nepatikšanas. Piemēram, kādu rītu jūs varētu pamosties un pieņemt, ka jūsu gulta atrodas tajā pašā vietā, kur tā bija vienmēr, lai gan jums nebūtu reālu pierādījumu, ka tas tā ir. Bet, izkāpjot no gultas, jūs varētu atklāt, ka tas ir izpeldējis jūrā, un tagad jūs nokļūsit šausmīgās nepatikšanās jūsu nepareizā pieņēmuma dēļ. Var redzēt, ka labāk neizdarīt pārāk daudz pieņēmumu, it īpaši no rīta.

- Lemonijs Snikets,
Austere akadēmija

Kā Lemony Snicket of Sērija nelaimīgo notikumu valstis, pieņēmumi ir bīstami. Retos gadījumos pieņēmumi ir balstīti uz faktiem, bet gan uz personīgo skatījumu, nevis uz realitāti. Iedomājieties, kā tas var ietekmēt jūsu spēju vadīt komandu, ja jūs (un citi) veicat pieņēmumus attiecībā uz kaut ko tik neatņemamu kā uzdevuma pabeigšana. 

Projekta veiksmes metode izmanto aktivitāšu vadītājus, lai nodrošinātu, ka katrs uzdevums tiek paveikts. Jebkura projekta plānošanas sesijas laikā ir svarīgi izveidot darba sadalījuma struktūru – visu projekta aktivitāšu sarakstu ar visu, ko jūsu komanda šobrīd var iedomāties. Šobrīd Šeit ir svarīga nozīme, jo reti kad pat labākās komandas spēs paveikt katru uzdevumu, kas jāpaveic jau pašā projekta sākumā. Darbības nenotiks kādā noteiktā secībā, jo vēl nebūs notikusi secība. Viņiem arī ne vienmēr būs īpašnieks vai ilgums. Tas burtiski būs tikai aktivitāšu saraksts.

Tomēr šie uzdevumi nevar palikt bez saimnieka. Katram uzdevumam ir jāpiešķir īpašnieks, tas ir, darbības vadītājs. viens cilvēks vienai aktivitātei. Darbības vadītājs piekrīt pārliecināties, ka darbs tiek paveikts. Šis ir cilvēks, kurš paskatās uz projekta vadītāju un saka: “Tas ir mans uzdevums. Es parūpēšos, lai tas notiktu.” Tas nenozīmē, ka viņi ir piekrituši paši veikt fizisko darbu, tikai to, ka viņi piekrīt būt vienīgais kontaktpunkts saistībā ar šo darbību. Viena kontaktpunkta koncepcija ir ļoti svarīga, jo tā samazina neskaidrības un palielina skaidrību par to, kam pieder uzdevums.

Projektu darbā melnbalts ir tavi draugi – pelēkā krāsa ir tavs ienaidnieks. Jebkas pelēks un neskaidrs tiks pieradināts pret jums projektu vadības tiesā. Pieņēmumi rada cerības, kuru pamatā ir nekas vairāk kā tas, kas tu domāt ir realitāte, nevis tas, kas patiesībā is realitāte. Veiksmīga projektu vadība nedarbojas pelēkā krāsā — melnbalts ir ļoti svarīgs jūsu panākumiem. Jebkas pelēks un neskaidrs tiks pieradināts pret jums projektu vadības tiesā.